先日、私の知り合いが、わけもわからないままに、住んでいるマンションの管理組合の理事長に推薦され、何をしたらいいのでしょうと質問に来られ、概略、お答えさせて頂きましたが、「管理組合の役員になると、どういう仕事をしなければならないのか？」という、いい情報がありましたので、引用させて頂きます。
連載特集 ： 第88回 管理組合の役員になると、どういう仕事をしなければならないのか？
管理組合役員の仕事が大変なことは、マンションに住む誰もが理解していると思う。多くの管理組合が役員のなり手不足で悩んでいることも、こうした事実を裏付けている。しかし、どの程度忙しいのか、どのような業務が待ち受けているのか、役員の「全体像」は意外と知られていない。区分所有法やマンション標準管理規約にも職務の具体的な内容はほとんど記載されておらず、裏を返せば、それだけ各管理組合によって役員の仕事が千差万別であることを示しているともいえる。そこで、管理組合の役員になるとどういう仕事をしなければならないのか、その実像に迫ってみる。
■マンション内の「空気」を読むことも仕事の１つ
まずは再確認の意味を込めて、「役員」とはどういう人達なのか復習しておこう。マンション標準管理規約では、理事長、副理事長、会計担当理事、（一般）理事、そして監事のことを役員と定めており、実際にそのマンションに居住している組合員の中から総会決議を経て選任することとしている。つまり、賃貸に出してしまい、本人は外部に住んでいるような区分所有者は役員になれず、また、マンションの名義を共有しない（＝区分所有者ではない）同居家族、たとえばお子さんやおじいちゃん、おばあちゃんなども役員になれないことになっている。もちろん、賃借人も同様だ（ただし、規約を改正すれば可能）。
なぜ、生活の拠点をマンション外に持つ“外部オーナー”を排除するのかというと、通常、月１回程度のペースで開催される理事会への足が遠のかないようにしたいという考えと、マンション内で起こっている諸問題を肌で感じ取ってほしいとの理由からだ。現場（＝マンション内）がどうなっているのか、居住者は気持ちよく生活できているのか、マンション内の「空気」を読まなければ仕事にならない。つまり、「現場主義」であることが必須条件なのだ。そう考えてみると、「マンション内に身を置くこと」が役員の仕事の１つといえなくもない。これから起こりそうなトラブルを事前に察知し、大騒ぎになる前に片付けることの重要性を疑う余地はないだろう。
■役員が「お客さん」になっては元も子もない
それでは具体的に、役員はどのような仕事をしなければならないのか見てみよう。マンション標準管理規約に定められている業務内容は下記の通り。
＜マンション標準管理規約に記載されている各役員の業務内容＞
理事長 ・ 規約、総会、理事会などの決議により理事長の職務として定められた事項
・ 理事会の承認を得て、職員を採用し、また、解雇すること
・ 通常総会において、前会計年度における管理組合の業務の執行に関する報告
副理事長 ・ 理事長を補佐し、理事長に事故があるときはその職務を代理し、理事長が欠けたときはその職務をする
理 事 ・ 理事会を構成し、理事会の定めるところに従い管理組合の業務を担当する
会計担当理事 ・ 管理費などの収納、保管、運用、支出などの会計業務
監 事 ・ 管理組合の業務の執行および財産の状況を監査し、総会で報告する
“規約自治”の精神が重要視される割には、抽象的な表現ばかりで、具体性に乏しい。各マンションの規模や築年数、組合員の意向、さらには、組合の財務状況などによっても必要とされる業務内容は異なるため、すべての業務を書き出すことは事実上、不可能なのだろう。
しかし、現実に立ち返ってみると、役員が実際にやっている業務は決して高度なことではない。「忙しい」を言い訳に役員を断るほど大げさな業務をこなしているわけではないのだ。ほとんどのマンションの場合、ふたを開けてみれば月１回程度の割合で開催される理事会に出席し、毎回２～３時間程度の議論に付き合うだけで、その“お役目”を終えている。乱暴な表現をすれば、「参加（出席）することに意義がある」というのが現状だ。渋々顔だけは出すものの、理事会で取り上げられた議題にうなずくだけで任期満了を迎えている役員も多い。管理会社のお膳立てに従い、ただただ右から左へと書類を回覧して１年を過ごしていくわけだ。会計担当理事といえども、電卓を叩いて内容を検算する人はまれだろう。そこには、本人の主体性や問題意識は微塵（みじん）もない。これが役員の“実像”なのだ。
■自ら管理組合を動かそうという前向きな姿勢や意識が不可欠
もちろん、一生懸命に努力している人も少なくないと思う。特に、自主管理のマンションはそうだろう。頑張っている人に対しては、失礼な表現をお許しいただきたい。
本コラムのタイトルである「役員になると、どういう仕事をしなければならないのか？」という質問に対し、実はその答えは「各マンションの状況によって様々」としかいえない。たまたま、大規模修繕工事を間近に控えたタイミングで役員を引き受ければ、就任直後から準備に追われるだろうし、他方、特にトラブルもなく順調であれば、毎回、事務処理だけで終わることもある。
しかし、業務内容は役員の意識ひとつで全く変わってくることも間違いない。なぜなら、快適なマンションライフを実現するためにやるべきことは尽きないからだ。前段で、「現場主義」＝「マンション内の空気を読むことも役員の仕事」と書いたように、常に問題意識を持ち、「気持ちよく生活するためには何をすればいいのか？」を自ら考えることが最も重要だ。役員すべての主体性や前向きな姿勢こそが、マンション管理の“源（みなもと）”なのだ。
そこで再度、「役員になると、どういう仕事をしなければならないか？」だが、概念としては、「すべての居住者が快適な生活を過ごせるよう、良好な住環境を維持管理するために必要なこと」が答えとなる。同時に、「役員１人ひとりが自ら必要と感じたことすべて」ともいえるだろう。やる気１つで業務内容は無限大なのだ。
（住宅コンサルタント 平賀功一）
[2月5日]
（注）原稿記載時点の内容で、その後の法改正などは考慮されていません。ご了承ください。
（日本経済新聞）